第三章会计电算化基本要求
第一节会计电算化法规制度
会计电算化相关法规制度有，《会计法》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》。
第二节会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
(一)会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定
(二)会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间
(三)会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照
(四)会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能
(五)会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求
(六)会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况
(七)会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能
(八)单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续
(九)会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务
二、会计数据输入功能的基本要求
(一)对初始数据输入的基本要求
1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料
2.输入需要在本期进行对账的未达账项
3.选择会计核算方法
4.定义自动转账凭证
5.用户设置
(二)对记账凭证输入的基本要求
会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能
(三)对记账凭证的控制功能
1.正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存
2.以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称
3.借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存
4.有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存
5.正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存
6.会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能
7.对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能
(四)对原始凭证输入的基本要求
1.在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证
2.在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证
三、会计数据输出功能的基本要求
(一)屏幕查询的基本要求
1.各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目
2.本期输入的记账凭证、原始凭证
3.本期和以前各期的总账和明细账
4.往来项目的结算情况
5.本期和以前各期的会计报表
(二)打印输出的基本要求
1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能
2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代
3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少
4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能
四、会计数据处理功能的基本要求
(一)会计核算软件应当具有记账功能
(二)会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能
(三)会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能
(四)会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能
(五)会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除
第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、电算化会计岗位的划分及职责
(一)电算主管，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作
(二)软件操作，负责会计核算软件具体使用操作
(三)审核记账，负责凭证的审核记账
(四)电算维护，负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据
(五)电算审查，对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊
(六)数据分析，负责对计算机内的会计数据进行分析
(七)会计档案保管，负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
第四节计算机替代手工记账的基本要求
一、替代手工记账的任务和条件
(一)替代手工记账是会计电算化的目标之一
(二)替代手工记账的条件
1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备
2.配备了相应的会计电算化工作人员
3.建立了严格的内部管理制度
二、替代手工记账的过程
(一)整理手工会计业务数据
1.重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符
2.整理各账户余额
3.清理往来账户和银行账户
(二)建立会计账户体系并确定编码
1.符合财政部和有关管理部门的规定
2.满足本单位会计核算与管理的要求
3.满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目
4.保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目
5.保持相对稳定
6.要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目
三、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
四、会计核算软件初始化
五、计算机与手工并行
(1)检验各种核算方法
(2)检查会计科目体系的有效性
(3)考查操作准确性
(4)纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误
第五节会计电算化档案管理的基本要求
一、保存打印出的纸质会计档案
(一)现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结
(二)明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印
(三)会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次
(四)会计报表每月打印一次进行保管
二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管
三、制定与实施会计电算化档案管理制度
(一)存档的手续
(二)各种安全和保密措施
(三)档案管理员的岗位责任制度
(四)档案分类管理办法
(五)档案使用的各种审批手续
(六)各类文档的保管期限及销毁手续
四、会计电算化档案安全和保密措施
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